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復習指南
ISO 9001:2015——過程方法審核十問十答
2018-01-01      收集整理:注冊審核員網
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      2015版ISO 9001、ISO 14001標準要求組織基于過程建立和運行管理體系,那么認證機構的審核員、組織的內審員,如何開展管理體系的審核,本文結合運用2015版ISO 9001和ISO 14001標準中的過程方法進行審核時發現的問題,整理出十問十答,希望對審核人員提供一定的幫助。

 基礎理論

 

過程是一組相互關聯和相互作用的活動,這些活動將輸入轉換為輸出。一個過程的基本模型如附圖所示。

 

任何一個過程,其最基本的構成要素是:輸入、輸出以及活動。另外,過程還具有一些必要的管理要素,如過程所有者、過程績效、過程風險、接口、實施因素等。

 

過程方法審核的前提

 

前提一:受審核方已經識別出所需的、實際存在的過程,過程的順序及相互關系已清楚。

 

前提二:審核員自己要知道什么是過程方法及其審核要求。

 

過程方法審核的十問十答

 

1. 問:接受審核的組織,其過程會是因為審核組審核而產生、存在的嗎?


:不會。任何一個已存在的組織,其過程均已存在。

 

2. 問:組織未明確識別出過程。目前依部門編排計劃進行審核,是不是受審核的部門就不存在過程?組織就不存在過程方法的運用?審核組也不能開展過程方法審核?目前依部門安排計劃實施審核,假設想要依過程方法審核,你又打算怎么開展?


答:鑒于現在新標準的應用存在水平不一的情況,部分客戶未明確識別出過程,導致審核時仍會出現按“部門”編排計劃。即使這樣,受審核方的過程依然存在,組織也存在過程方法的應用。審核組依然可以應用RB/T180-2017《基于過程的審核指南》。

 

3. 問:談論“過程方法審核”,可以脫離實際存在的人、機、料、法、環、測等進行審核?

 

答:談論“過程方法審核”,不能脫離受審核方提供的“過程”,實施審核時,切不可脫離過程相關的人、機、料、法、環、測等。所有審核,應當在過程活動發生的現場。坐在會議室審核車間的生產控制,不是“現場”;過程方法審核,審核員不可隨心所欲,應當圍繞所審核的過程展開,圍繞過程績效、輸入、輸出和過程控制措施的實施情況等,結合PDCA、CADP或其他形式有的放矢地展開。

 

4. 問:過程的風險是否客觀存在?審核時是否需要關注?

 

答:過程的風險是客觀存在的,新標準審核時需關注。不同的過程風險不同,同樣的過程在不同的組織、不同的時期、所處的區域不同,其面臨的風險也不盡相同。現場審核時,需充分了解,再將其融入到審核中。

 

在對每個過程審核時,需要審核其風險及其控制情況。審核員可要求過程所有者介紹過程的風險及現有的控制措施,做出相應的評價。如采購過程存在的主要風險,包括但不僅限于不能如期交貨、合同欺詐、貨幣匯率的變化、單一供應商等風險,審核受審核方如何控制這些風險,還需要審核其針對風險實施控制的效果。針對控制所取得的有效性,審核組需要加以驗證、確認。

 

5. 問:過程方法實施審核,組織的過程運行和控制方式,是需要依審核組成員認為的過程運行方式實施?

 

答:不行,忌諱以審核員的觀點來要求企業如何實施運行,審核員需要尊重受審核方確定的過程及控制方式落實審核,審核該組織的過程策劃、實施狀況及效果。審核組需要根據受審核方實際的過程,依其順序、相互關系實施審核。

 

6. 問:過程方法審核,是否需要關注過程的輸入、輸出,及其將輸入轉換成輸出的“過程活動”。過程方法審核時,受審核方使用的規范或要求如何引用?

 

答:過程方法審核,需要關注輸入源、輸入、輸出、接收方, 對如何將輸入轉換成輸出的“過程活動”進行審核, 依據受審核方所策劃的控制措施(規范或要求), 審核其符合性、有效性,以及輸入源、輸入的充分性,輸出的完整性、接受方的滿意情況等相關內容。

 

7. 問:過程的角色或所有者,其職責、權限,該如何審核? 

 

答:新標準注重過程所有者對角色的勝任,關注能力,抽樣驗證組織是如何對過程所有者進行能力確認的,如:能力矩陣表, 審核中需要對角色的職責、權限的定義是否明確、有無得到溝通進行審核和驗證。過程所有者應參與并接受審核,切不可隨便找個人來應付審核,需要審核其對過程控制的參與程度,以及對自身和該過程相關人員工作的掌握程度。能力驗證,可通過觀察、交談、必要時抽樣實操等進行,觀察并驗證其能否正確地做事和把事情做好。

 

8. 問:過程方法審核時,過程運行所需的設施/設備,可以忽略不審?

 

答:不可以,應該審核。在實際的審核過程中,對于與制造相關的設施、設備、工裝模具,審核員往往會重視審核。但在其他一些過程,如采購過程、培訓或人力資源管理過程,此類過程的資源在審核時,往往會忽略。如采購過程所用到的辦公電腦、辦公系統、ERP/SAP等基礎設施和軟件的維護、管理、故障或失效的應對等也需要進行審核;又如培訓過程用到的投影、會議室等,對其維護與管理也要進行驗證、確認。

 

9. 問:過程方法的審核,重點關注哪些內容?過程方法的審核,若遇有審核時間較緊張時如何處理?過程方法的審核應關注需求、關注現場、考慮有效性及效率和深度審核?

 

答:過程方法審核,需要注重對過程有效性和績效的審核,關注過程的增值,針對與顧客關聯的過程和績效表現不佳的過程應優先審核,針對未能實現的績效,需要關注其改善措施及落實。過程方法審核,需要審核過程是如何實現顧客及相關方的要求。審核應在過程活動發生的“場所”進行,不可在一個會議室完成所有的審核工作。部分項目的審核人天數緊張時,可優先關注績效的完成情況,再關注過程的控制,以及輸入、輸出等。

 

10. 問:過程方法審核過程中,發現了問題,就當未看見,可以忽略,跳過問題繼續往下審?

 

答:不可以。必須要審核,可適時調整審核計劃或審核思路,結合發現的問題,運用PDCA或CAPD等方法,從人、機、料、法、環、測等方面進行完整的審核,查出問題的根源。初次審核通常采用PDCA的方法。

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